Phương án chỉnh lý tài liệu hồ sơ xây dựng cơ bản, xây dựng công trình, hồ sơ dự án.

Phương án chỉnh lý tài liệu hồ sơ xây dựng cơ bản, xây dựng công trình, hồ sơ dự án.

Vừa qua Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trương Gia Thanh đã thực hiện một số dự án chỉnh lý tài liệu hồ sơ xây dựng cơ bản, xây dựng công trình, hồ sơ dự án. Nói chung khá phức tạp hơn so với thành phần hồ sơ khác, qua đó rút ra một số các kinh nghiệm sau:

Đa số hồ sơ tài liệu về đầu tư xây dựng cơ bản, hồ sơ xây dựng công rình  từ nhiều năm nay của các Ban QLDA, các phòng Đầu tư, Phòng Xây dựng cơ bản trực thuộc các cơ quan tổ chức  hiện nay còn để trên giá kệ, dưới nền nhà, thùng carton . . . chưa được phân loại sắp xếp khoa học nên có thể bị xuống cấp dần và có nguy cơ tự hủy hoại.

Để đạt được mục đích: Tài liệu hồ sơ xây dựng cơ bản, xây dựng công trình, hồ sơ dự án phải được sắp xếp một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu, lập các công cụ tra cứu.

 Phương án chỉnh lý tài liệu

Phương án phân loại tài liệu hồ sơ xây dựng cơ bản, xây dựng công trình, hồ sơ dự án được xây dựng trên căn cứ sau:

Thực hiện theo quy định tại Điều 36, Điều 37 của Luật Lưu trữ; Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Những văn bản hướng dẫn của Bộ GTVT, Bộ Xây Dựng các Bộ chủ quản.

Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của đơn vị.

Theo yêu cầu thực tế của đơn vị. . .

- Phân loại hồ sơ xây dựng cơ bản, xây dựng công trình, hồ sơ dự án:

Phân theo thời gian:  Giai đoạn chuẩn bị đầu tư – thực hiện đầu tư  (phân theo từng gói thầu, hạng mục/hợp đồng) – kết thúc đầu tư – đánh giá kết quả dự án. sau đó phân loại chi tiết

Trên cơ sở phân loại cơ bản  các bên thống nhất bà bạc cách phân loại  chi tiết trên cơ sở thực tế của đơn vị và các ý kiến góp ý chuyên môn về lưu trữ hồ sơ  

  Hộp mộc dán vải  có tẩm hóa chất chống mối mọt ( Bìa hồ sơ