Phần mềm Quản lý văn bản Đi và Đến, điều hành công việc và Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ

Phần mềm Quản lý văn bản Đi và Đến, điều hành công việc và Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.

Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư.

Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục như:

- Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên;

- Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác;

- Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau.

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống cho nên gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được.

Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.

Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học không ngừng nghiên cứu các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn của ngành văn thư và lưu trữ, trong đó đặc biệt phải kể đến là việc nghiên cứu và phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong lịch sử hình thành và phát triển, Trung tâm Tin học đã tổ chức tập huấn và triển khai ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị như: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Đài Phát thanh và Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Thông tấn xã Việt Nam …Văn phòng UBND các tỉnh Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Yên Bái, Thanh Hoá, Hoà Bình, Lạng Sơn, Bình Định, Quảng Nghãi, Nghệ An, Phú Thọ, Bắc Giang, Đăk Lắc,...

Dưới đây là một số tính năng cơ bảon của phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, điều hành công việc và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ:

I. PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

1. Kiến trúc phần mềm theo mô hình khách/chủ

Phần mềm Quản lý Văn bản đi, đến và Hồ sơ công việc được xây dựng dựa trên mô hình khách/chủ. Lược đồ bên dưới mô tả kiến trúc logic của phần mềm:

Mô hình hệ thống

- Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách chính là trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc và tương tác với người dùng cuối.

- Phần mềm cho máy chủ: Là một hệ thống phần mềm  có kiến trúc 3 lớp:

+ Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thông tin với trình duyệt web (phần mềm máy khách) qua các giao thức http (Hypertext Transmission Protocol). Nó nhận các truy vấn và thông tin của người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy các chương trình tương ứng và gửi trả kết quả lại cho trình duyệt hiển thị.

+ Các chương trình: Các chương trình bao gồm các tệp mã lệnh, các ActiveX component (COM) and libraries (DLL). Máy chủ web, tuỳ theo các truy vấn từ phía người dùng, sẽ chạy chương trình.

+ Dịch vụ nền: Là tập hợp một số các dịch vụ cơ sở chạy tại máy chủ phục vụ cho các chức năng của Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc, gồm có hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ dữ.

2. Phần mềm có thể vận hành trên mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ

Giao thức truyền thông giữa hai hệ thống máy khách và máy chủ trong giải pháp Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc của Trung tâm Tin học là http. Giao thức này được xây dựng trên nền tảng của bộ giao thức TCP/IP, nền tảng truyền thông của mạng Internet. Điều này giúp cho Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc có thể được triển khai mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ, sử dụng nhiều thiết bị phần cứng khác nhau. 

3. Giao diện Web trên tất cả các phân hệ

Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc được xây dựng trên nền tảng công nghệ web (Microsoft Active Server Pages). Các máy trạm cài đặt trình duyệt Web là có thể truy cập và sử dụng tất cả các phân hệ của phần mềm. Ngoài trình duyệt các máy trạm cần được cài đặt phông chữ và bộ gõ tiếng Việt theo chuẩn Unicode.

Giao diện chính của phần mềm

Giao diện làm việc của Phần mềm Quản lý Văn bản đi, đến và Hồ sơ công việc tương thích với các loại trình duyệt phổ dụng.  

4. Hệ quản trị CSDL

SQL Server 2005 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS.

SQL Server 2005 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server 2005 có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server....

5. Chuẩn mô tả thông tin

Các trường thông tin quản lý văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, văn bản trong hồ sơ công việc được xây dựng theo chuẩn mô tả dữ liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

6. Quản lý văn bản, hồ sơ

- Phần mềm cho phép quản lý văn bản đi, văn bản đến theo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến; các sổ văn bản đi, trong mỗi sổ văn bản số thứ tự văn bản được tự động nhảy tăng dần.

- Các trường thông tin mô tả văn bản đi, văn bản đến theo đúng chuẩn mô tả do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Đối với văn bản đi có các trường như: Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Đơn vị soạn, Nới nhận, …Đối với văn bản đến: Số đến, Ngày đến, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Nới gửi, Đơn vị nhận, Tác giả,…

- Phần mềm cho phép gắn nội dung toàn văn của văn bản đi, văn bản đến theo định dạng file: text, file ảnh, file pdf…vào hệ thống.

- Quản lý hồ sơ công việc: Quản lý danh mục hồ sơ công việc của đơn vị theo từng năm, cho phép chọn văn bản từ các sổ văn bản đi, văn bản đến đưa vào hồ sơ công việc.

7. Quản trị, phân quyền cho người sử dụng

Đối tượng sử dụng

  - Mỗi người dùng sẽ được người quản trị hệ thống cung cấp một tài khoản truy cập gồm Tên đăng nhập và Mật khẩu đăng nhập vào phần mềm, tuỳ theo quyền hạn của người dùng có thể chức năng tương ứng.

- Đối tượng quản trị hệ thống: quản lý người dùng, thông tin hệ thống, cấu hình biểu ghi nhập dữ liệu văn bản đến, văn bản đi cho phù hợp với đơn vị...

8. Quản lý thông tin theo lớp

Thông tin trong hệ thống có thể được chia thành nhiều lớp cho phép từng đối tượng có thể tiếp cận. Mỗi người sử dụng được phép tiếp cận với các lớp thông tin tương ứng do người quản lý xác định.

9. Tính mở

- Phần mềm cho phép tạo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến, số thứ tự văn bản tự động nhảy theo sổ văn bản.

- Quản lý hồ sơ công việc: cho phép người dùng quản lý danh mục hồ sơ công việc theo từng năm, quản lý văn bản trong hồ sơ công việc đến mức toàn văn của văn bản.

- Hệ thống cho phép người dùng tự tạo các trường tin cho văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc, văn bản trong hồ sơ công việc trên cơ sở danh mục các trường tin mẫu và bổ sung các trường tin có tính đặc thù.

+ Danh mục trường tin mẫu văn bản gồm các trường mô tả về văn bản ở các thể loại văn bản như như: Số thứ tự VB, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Tác giả, Cấp gửi, Nơi gửi, Phân loại, Tên loại, Đơn vị soạn, Nơi nhận, Ý kiến giải quyết, Đã xử lý, …

+ Danh mục trường tin mẫu về hồ sơ công việc gồm các trường dữ liệu mô tả về hồ sơ công việc như: Tên cơ quan, đơn vị, Tên phòng ban, Chuyên viên lập hồ sơ, Hồ sơ số, Tiêu đề hồ sơ, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Thời hạn bảo quản,…

- Cho phép tự cấu hình thứ tự các trường biểu ghi nhập trong văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc.

10.  Hệ thống từ điển linh hoạt

Hệ thống cho phép người dùng tự định nghĩa thông tin trong từ điển của hệ thống: Từ điển tên loại văn bản, Từ điển chức danh, Từ điển tính chất văn bản…

11.  Báo cáo thống kê linh hoạt, nhanh chóng

Hệ thống có phân hệ báo cáo, thống kê để phục vụ tổng hợp,báo cáo văn bản theo yêu cầu, ngoài ra phân hệ quản lý văn bản đến, văn bản đi đều có chức năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao.

- Tìm kiếm nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm văn bản tại danh mục văn bản, hồ sơ mà không cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm ở trường thông tin nào.

- Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết quả tìm kiếm được chính xác.

- Hệ thống cho phép lựa chọn kết xuất báo cáo theo Crystal report, Word, HTML.

12. Bảo mật

Hệ thống được bảo đảm an ninh theo ba mức: Mức mạng, mức cơ sở dữ liệu và mức ứng dụng

a) Mức mạng

Hỗ trợ giao thức SSL (Secured Socket Layer): Là một ứng dụng tựa trên nền Web, Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc có thể dễ dàng tích hợp với giao thức SSL để mã hoá dữ liệu trên đường truyền. Trên một kết nối SSL, dữ liệu truyền giữa máy trạm (trình duyệt) và máy chủ (web server) sẽ được mã hoá từ điểm đầu đến điểm cuối và vì thế nội dung sẽ được bảo mật. Giao thức SSL được dùng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và tài chính trên mạng Internet.

b) Mức CSDL

Bảo mật ở mức cơ sở dữ liệu dựa vào cơ chế và chính sách bảo mật do hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server) cung cấp. Các tài khoản và vai trò khác nhau trong cơ sở dữ liệu sẽ được xác lập và duy trì thông qua các công cụ quản trị của Microsoft SQL Server.

c) Mức ứng dụng

Người quản trị hệ thống có thể tạo một số lượng không hạn chế người dùng trong hệ thống. Mỗi người dùng trong hệ thống có thể được phân quyền trên ba hướng tiếp cận dữ liệu:

- Tiếp cận theo chức năng hệ thống: người dùng có thể được thực hiện một trong 4 quyền như sau: Đọc dữ liệu, Nhập mới dữ liệu, Sửa dữ liệu, Xoá dữ liệu.

- Tiếp cận theo lớp dữ liệu: hệ thống cho phép tổ chức thành các  lớp dữ liệu, tuỳ thuộc quyền của người sử dụng mà có thể được truy xuất dữ liệu thuộc lớp nào.

13. Các chức năng khác

Hệ thống có chức năng ghi nhật ký sử dụng: tự động ghi lại các thao tác của người sử dụng trong hệ thống để theo dõi.

Chức năng Sao lưu dữ liệu cho phép người sử dụng sao lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu ra file .bak và sao lưu vào các thiết bị lưu trữ tránh mất dữ liệu khi hệ thống có sự cố.

Chức năng phục hồi dữ liệu cho pháp người sử dụng khôi phục lại dữ liệu đã mất tại thời điểm sao lưu gần nhất.

14. Hệ thống có các chức năng và vận hành theo sơ đồ sau:

a) Lưu  đồ mô tả quản lý văn bản đến và điều hành công việc

b) Lưu đồ quản lý văn bản đi và điều hành công việc

 

15. Yêu cầu phần mềm hệ thống và phần cứng

a) Hệ điều hành

Window 2003 Server hoặc Window 2008 Server, nếu không cài trên môi trường mạng (dùng tại một máy) chỉ cần cài Window XP hoặc Window 7.

Về phía người sử dụng cần trình duyệt Web Internet Explorer 7.0 trở lên.

b) Hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2005 trở lên

c) Phần cứng

- Tốc độ CPU: 3GHz

- Dung lượng bộ nhớ RAM: 02 GB trở lên

- Ổ cứng HDD tuỳ thuộc vào dung lượng dữ liệu, thường sử dụng 120GB.

- Ổ ghi đĩa CD hoặc DVD để phục vụ backup dữ liệu ra đĩa

- Card mạng để nối máy tính vào mạng nội bộ hoặc ra ngoài Internet.

III. PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Công cụ lập trình

- Chương trình được phát triển trên môi trường web-base sử dụng công nghệ Microsoft ASP.NET

- Cơ sở dữ liệu được quản trị bằng Microsoft SQL Server 2008, có thể tùy biến sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác tùy theo khả năng ứng dụng từ phía người dùng;

2. Có thể tích hợp vào các cổng thông tin điện tử Portal của tỉnh/Bộ

- Được xây dựng trên công nghệ web-base do đó chương trình có thể tích hợp được vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử và khai thác rộng rãi trên mạng Internet;

- Có phân hệ tự động chuyển hồ sơ tài liệu từ CSDL mạng cục bộ  sang CSDL khai thác trên Internet linh hoạt theo yêu cầu của người dùng.

3. Hỗ trợ bộ mã chuẩn quốc tế UNICODE đa ngôn ngữ

- Chương trình hỗ trợ bộ mã tiếng Việt UNICODE theo chuẩn TCVN6909:2001 tích hợp sẵn bộ gõ tiếng Việt theo nhiều kiểu gõ khác nhau: Telex, VNI, VIQR,...;

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, vì thế người dùng có thể nhập hồ sơ tài liệu dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau: Anh, Pháp, Nga, Trung,..

4. Hệ thống mẫu biểu báo cáo, thống kê, in ấn

- Kết xuất báo cáo theo đúng khuôn mẫu sổ mục lục hồ sơ và văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành thống nhất trong ngành lưu trữ;

- Hệ thống báo cáo đa dạng, phong phú và khoa học theo tiêu chuẩn của ngành:

+ Mục lục hồ sơ, mục lục văn bản;

+ Danh sách phông, bộ sưu tập lưu trữ;

+ Thẻ độc giả khai thác sử dụng tài liệu;

- Hệ thống bảng biểu thống kê phù hợp với hệ thống biểu mẫu thống kê về công tác văn thư lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

- In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của người sử dụng;

- Có thể kết xuất báo cáo ra dưới dạng Word để tinh chỉnh cho phù hợp với yêu cầu.

5. Hệ thống khung phân loại ký‎ hiệu thông tin

- Chương trình hỗ trợ quản lý toàn bộ danh mục các hồ sơ theo một hệ thống phân loại thông tin tài liệu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia;

- Hệ thống khung phân loại thông tin bao gồm đầy đủ tất cả các mức phân cấp thông tin từ mức cao đến mức thấp của tất cả các ngành, các lĩnh vực từ tổ chức, nhân sự, hành chính, chính trị, xã hội, nghề nghiệp, địa dư, quốc gia … đến công an, quân sự, ngoại giao, tư pháp, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hóa, thể thao, dân tộc, tôn giáo, v.v…;

6. Phân quyền theo khung phân loại thông tin và theo tài khoản truy cập

- Phân quyền theo từng tài khoản cá nhân hay tài khoản nhóm với tên và mật khẩu truy cập được mã hóa ngẫu nhiên hạn chế tối đa việc truy cập trái phép;

- Phân quyền theo danh mục tài liệu hạn chế sử dụng bảo đảm người dùng được truy nhập và khai thác theo các lớp thông tin tài liệu lưu trữ theo chủ đề nghiên cứu được các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Phân quyền nhiều lớp theo khung phân loại thông tin nhằm ngăn chặn chi tiết nhóm tài liệu được phép hay không được phép khai thác.

7. Tìm kiếm từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo khung phân loại thông tin

- Khả năng tìm kiếm linh hoạt và chính xác, đáp ứng nhiều yêu cầu và nhiều tiêu chí tìm kiếm của người dùng, kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm, khả năng bỏ qua các lỗi đơn giản về kỹ năng tìm kiếm của người dùng để tìm ra tài liệu yêu cầu.;

- Khung phân loại thông tin là một công cụ hữu hiệu và là một thế mạnh của việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ mà không một hệ thống tìm kiếm nào có được, góp phần quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn.

8. Các chức năng chính

- Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo hệ thống khung phân loại thông tin rất nhanh chóng và chính xác;

- Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu (kèm theo cập nhật tài liệu số hóa dưới nhiều dạng image, word, excel, text ...) theo các trường thông tin chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

- Cập nhật và quản l‎ý phông, bộ sưu tập lưu trữ;

- Đăng ký, quản lý độc giả và tình hình khai thác sử dụng, quản l‎ý thẻ độc giả, phiếu yêu cầu, sao chụp tài liệu;

- Quản lý và theo dõi tình hình khai thác trực tuyến, kiểm soát được lượt người truy cập chương trình cũng như thời gian truy cập.

9. Cấu hình phần cứng yêu cầu:

Chương trình đòi hỏi cấu hình tối thiểu như sau:

Đối với máy chủ:

- Bộ xử lý tốc độ Intel Pentium dual core 2.0GHz;

- Bộ nhớ 02 GB RAM;

- Ổ đĩa cứng còn trống ít nhất 50 GB;

- Hệ điều hành Windows XP Profession hay Windows 2003 Server trở lên;

- Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 trở lên;

- Cài đặt Internet Information Service, Microsoft .NET Framework 4.0

Đối với máy trạm cá nhân:

- Bộ xử lý tốc độ 3GhZ;

- Bộ nhớ 01GB RAM;

- Hệ điều hành Windows XP trở lên;

- Cài đặt sẵn trình duyệt Internet Explorer 8.0 trở lên hoặc trình duyệt khác tương đương.

IV- PHƯƠNG THỨC VÀ KINH PHÍ CHUYỂN GIAO

1. Phương thức chuyển giao

 Chuyển giao gián tiếp (thông qua mạng internet) hoặc trực tiếp:

- Cài đặt phần mềm;

- Hướng dẫn cán bộ của đơn vị sử dụng phần mềm;

- Hiệu chỉnh phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặc thù;

- Bảo hành, nâng cấp phần mềm trong 12 tháng.

Tổ chức triển khai cụ thể đối với một khối tài liệu lưu trữ.

Chi phí chuyển giao: từ 10.000.000 đ đến 150.000.000 đ

Tùy theo mức độ ứng dụng và số lượng phân hệ đưa vào sử dụng của người dùng. Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẵn sàng hỗ trợ triển khai trên cơ sở hợp tác giữa các đơn vị trong ngành./.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Công ty TNHH TM & DV Trương Gia Thanh để biết thêm chi tiết